Если взглянуть на офисный стол среднестатистического сотрудника российской компании, то, обычно, он практически весь завален различными бумажными документами, канцелярскими принадлежностями и прочими сопутствующими атрибутами офисной жизни. Работать в таких условиях не то, что неудобно, а даже малоэффективно. Иногда люди собираются с силами и наводят на рабочем столе «порядок». Но, обычно, все ограничивается складыванием всех бумаг в одну стопку, протиркой монитора и клавиатуры и мойкой чашки.
Но подобный «порядок» это только поверхностный лоск, который не очень поможет в повышении эффективности и удобства работы. Если уж «генеральная уборка» в офисе началась, то нужно проводить ее более качественно, придерживаясь несложных, но полезных советов.
1) Разобрать бумаги по типам. Все документы должны быть рассортированы по предназначению и по периоду. Ненужные (а их, обычно, хранится очень много) должны быть обязательно выявлены и выброшены.
2) Очистить все ящики. Обычно в ящиках хранится гораздо больше бумаг, да и лежат они там гораздо дольше. Это неправильно. Наводя порядок на рабочем месте, необходимо пересмотреть содержание не только на столе, но и в столе, а иногда и под столом.
3) Все документы должны быть подшиты. Хранить разобранные документы в стопках неудобно и ненадежно. Да и поиск нужной бумаги, находящейся в самом низу, будет длительным. Поэтому все стопки должны обязательно переместиться в папки, которые нужно подписать и сделать реестр хранения (список на внутренней обложке папки).
4) Папки убрать со стола. Стол не место для хранения. Для этого люди придумали ящики и шкафы. На рабочий стол папка должна попадать очень редко. Только, чтобы найти нужный для работы документ.
5) Рабочий стол есть и в компьютере. Если на рабочем столе уже не видно картинки заставки экрана из-за скопившихся файлов с названиями Новый документ_*.doc, то ему также требуется уборка. Все рекомендации, которые касались папок и ящиков (дисков) - остаются в силе.
Такие нехитрые правила, не только создадут комфортные условия на рабочем месте, но и значительно повысят скорость и эффективность работы. Ведь вам уже не придется тратить по полчаса в поисках необходимого документа в бумагах или в вашем компьютере. Попробуйте сами.
